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◈소개
생산성이란 더 많은 일을 해내는 것이 아니라 옳은 일을 해내는 것입니다. 사실 대부분의 생산성 시스템이 잘못 설파하고 있는 것이 바로 일을 더 잘하고 더 빨리하는 방법으로 바로 뛰어드는 겁니다. 하지만 자신이 일을 하는 이유를 먼저 깨닫지 못하면, 자신이 일하는 방식을 제대로 평가할 수 없습니다. 그래서 멈추는 것에서부터 시작해야 한다고 진심으로 제안합니다. 첫 번째 활동은 수립하기입니다. 자신이 생산성을 통해 얻고 싶은 것이 무엇인지를 분명히 알아야 합니다. 두 번째 활동은 평가하기입니다. 고 레버리지 업무를 식별한 뒤, 시간만 잡아먹는 저 레버리지 업무는 걸러내야 합니다. 이 활동에선 올바로 사용한다면 자신의 에너지를 언제, 어디에, 어떻게 쓰는지를 획기적으로 변화시킬 도구도 제공됩니다. 마지막 활동은 회복하기로 휴식을 활용해 성과를 향상하는 방법을 알게 될 것입니다. 필요한 목적들을 달성하는 데 시간과 에너지를 쏟도록 보장하는 시스템을 갖춰야 합니다. 자신의 시간이 어디로 가는지 완벽하게 통제하고 있다는 기분을 느끼는 순간, 자신의 소중한 에너지를 어디에 쓸지 스스로 결정하는 순간, 만족스럽고 생산적인 하루를 보내고도 녹초가 되지 않은 채 침대에 눕는 순간을 상상해 봅니다. 정말로 적게 일하고 더 많이 성취할 수 있는 그 방법들을 알아보도록 하겠습니다.
◈원하는 것을 결정하라
생산성이 본질적으로 효율성을 향상하고 성공을 추구하기 위한 것이 아니라면, 생산성의 목적은 무엇일까? 왜 우리가 생산성에 관심을 가져야 하는 걸까? 생산성이란 가장 중요한 것을 추구할 자유를 주는 것입니다. 생산성의 목적, 진정한 목표는 자유에 있어야 합니다. 자유는 네 가지로 정의합니다. 첫째, 집중할 자유입니다. 본인 스케줄의 주인이 되고 싶다면, 효율성과 생산성을 높이고 싶다면, 그래서 좋아하는 일을 할 수 있는 삶의 여유를 창조하고 싶다면 집중하는 법을 배워야 합니다. 목표를 제대로 조준하고 커다란 효과를 일으키도록, 즉 뚜렷하고 가시적인 성과를 내도록 몰입해서 일하는 능력을 길러야 한다는 말입니다. 누구나 일을 통해 자기 앞에 놓인 문제를 실제로 해결하기를, 자신이 오늘 무엇을 성취했고, 목표를 향해 얼마만큼 진전을 이루었는지를 정확히 하는 상태에서 잠자리에 들기를 바랄 것입니다. 두 번째, 현재에 있을 자유입니다. 일에 대한 의무감에서 벗어나지 못하면 가족이나 친구들에게 충실할 수 없으며, 꼭 필요한 휴식 시간을 제대로 취할 수도 없습니다. 본인에게 더 오랜 시간 일할 기회를 선사할 뿐인 효율성에는 관심이 없고 놀아야 할 시간에 일을 하도록 내모는 성공에도 관심이 없고, 나는 오로지 생산성을 추구한다는 점은 상당한 여유 시간을 확보해 온전히 현재에 집중하겠다는 뜻입니다. 사무실에 있을 때는 일에 집중하고, 가족과 저녁식사를 할 때는 가족에게 온전히 집중한다는 뜻입니다. 세 번째, 즉흥적일 자유가 있습니다. 바보처럼 들릴지 모르겠지만, 인생의 계획을 꼼꼼하게 세우고, 계획이 중단되거나 계획에서 벗어나는 상황을 참지 못하는 사람이 많은 데, 인생을 헤쳐 나가는 즐거운 방식으로 보이지 않습니다. 수월하게 처리할 수 있는 수준 이상의 일로 자신을 혹사시키지 않고, 자신에게 가장 중요한 일을 충분히 해내고 있을 때, 누구나 즉흥적일 자유를 얻을 수 있을 것입니다. 마지막으로 아무것도 하지 않을 자유입니다. 우리는 뭔가를 하고 있고, 그걸 미덕으로 여깁니다. 늘 뭔가를 하는 것이 옳다고 보는 문화 풍토가 사실상 우리의 생산성을 갉아먹고 있습니다. 사람의 뇌는 쉬지 않고 달리도록 설계돼 있지 않습니다. 뇌를 중립상태에 놓으면 아이디어가 저절로 떠오르고, 기억이 정리되고, 우리 자신은 쉴 기회를 얻습니다. 비즈니스에서나 삶에서나 혁신적인 아이디어는 대부분 긴장을 늦추고 마음이 흐르는 대로 내버려 뒀을 때 찾아왔을 것입니다. 창조성은 해방의 시간에 달려있습니다. 즉 때때로 아무것도 하지 않는 것이 경쟁 우위를 점하는 비결입니다.
◈나아갈 방향을 설정하라
생산성의 네 영역으로 구분해 봅니다. 고역 영역은 열정도 없고 능숙하지도 않은 업무로 구성된 영역입니다. 기본적으로 하고 싶지 않은 데다 잘하지도 않는 일들입니다. 고되고 지루하게만 느껴집니다. 하지만 어떤 일이 자신에게 고역 영역이라고 해서 모든 사람에게 그런 건 아니라는 사실을 유념해야 합니다. 어떤 일도 그 자체로 나쁜 일은 없습니다. 그래서 노동 분업이 자연스럽게 일어나고, 복잡한 경제 체제가 순조롭게 돌아가는 것입니다. 다음은 무관심 영역입니다. 능숙도는 갖췄지만, 열정은 없는 업무들에 해당합니다. 어떤 일을 하는 데 있어 회사에서 그 누구보다도 뛰어납니다. 그런데 일을 하면 할수록 에너지가 고갈되는 느낌입니다. 왜냐하면 열정이 없기 때문입니다. 대부분이 무관심 영역에 해당하는 업무를 자연스럽게 피하곤 하지만, 자신이 잘하는 일이기 때문에 타성에 젖어 이 영역의 활동을 지속하는 사람들도 있습니다. 조심하지 않으면 무관심 영역에 수년, 수십 년 갇히게 되기 십상입니다. 다른 이유가 있어서가 아니라 그 일이 돈이 되는 일이기 때문에 말입니다. 그다음, 산만 영역입니다. 우리가 열정을 지니고 있지만 슬프게도 별로 능숙하게 해낼 순 없는 일들로 구성돼 있습니다. 에너지 소모 없이 즐겁게 할 수 있지만, 방심하다 보면 엄청난 시간 낭비가 될 수도 있는 활동들이라는 뜻입니다. 이 영역에서는 능숙하지 못하므로 그 분야에 중대한 공헌을 할 수는 없습니다. 산만 영역에서 발생하는 가장 큰 문제는, 열정이 능숙도가 떨어진다는 사실을 가린다는 점입니다. 우리가 즐기고 있긴 하지만 형편없는 결과물을 쏟아내며 시간을 어마어마하게 낭비하고 있다는 걸 스스로 알아채기가 여간 쉽지 않다는 말입니다. 마지막으로 갈망 영역입니다. 우리의 열정과 능숙도가 교차하는 지점으로, 우리가 자신의 각별한 재능과 능력을 발휘해 비즈니스, 가족, 지역 사회를 위해 그리고 어쩌면 세상을 위해 커다란 공헌을 할 수도 있는 활동으로 구성됩니다. 너의 목적지가 자유라면 갈망 영역에서 자유를 만끽할 수 있을 것입니다. 갈망 영역의 일을 하는 거은 개인의 생산성에 지대한 영향을 미칩니다. 갈망 영역에 머무르는 것은 일과 삶 전반에서 성공을 거머쥘 수 있는 최고의 방법으로, 적은 시간을 들여 고 레버리지 업무를 처리하고, 가족, 치구 등 인생의 다른 영역을 위한 여유를 확보할 수 있게 될 것입니다.
◈몸과 마음의 활력을 되찾아라
근무시간을 늘린다고 해서 생산성이 높아진다는 것은 절대 아닙니다. 일과 삶의 균형을 맞춰요 생산성이 높아집니다. 그러기 위해서 기본적인 실천할 것들을 통해 몸과 마음의 활력을 찾을 수 있는 5가지를 알아보도록 하겠습니다. 먼저 수면입니다. 밤마다 심신을 회복하는 것인 생산성의 기초입니다. 충분한 수면은 우리의 정신을 명민한 상태로 유지하며, 기억, 학습, 성장 능력을 끌어올립니다. 또 우리가 기분을 전환하고 스트레스를 해소하며 체력을 재충전하도록 돕습니다. 반면 잠을 자지 않으면 집중하고, 문제를 해결하거나 현명한 결정을 내리기가 어려워질 뿐 아니라, 다른 사람들과 잘 어울리는 것도 어려워집니다. 다음은 식사입니다. 우리가 먹는 음식은 에너지 수준에 즉각적으로 강력한 영향을 미치며, 그 영향은 장기간 지속됩니다. 운동선수들이 식단 관리를 철저히 하는 데는 이유가 있는 것입니다. 신체가 능률적으로 작동되는 데 필요한 영향을 제대로 공급해 주지 못하면, 세계 최고의 생산성 시스템도 소용없는 법입니다. 다음은 운동입니다. 운동할 기력이 없다고 말하는 사람이 정말 많은데, 운동 자체가 에너지원이라는 사실을 깨달아야 합니다. 운동은 운동을 하는 데 소요되는 것보다 더 큰 에너지를 되돌려줍니다. 사실 적절한 운동만큼 우리의 에너지 수준에 직접적으로 영향을 미치는 것도 없습니다. 이른 아침에 운동을 하면 온종일 큰 배당을 받을 수 있을 것입니다. 다음은 대인관계입니다. 다른 사람이 우리의 에너지 수준에 미치는 영향에 대해 이야기하지 않고서는 에너지 관리를 논할 수 없습니다. 주변 사람들은 그 어떤 요소보다도 단시간에 우리의 에너지를 극적으로 신장시킬 수도, 고갈시켜 버릴 수도 있습니다. 잠을 푹 자고, 건강한 음식을 먹고, 매일 운동을 하더라도, 가족이나 친구들과 의미 있는 관계를 맺는 데 시간을 투자하지 않으며 다른 사람들과 단절된 채 지낸다면, 가장 강력한 에너지원 중 하나를 놓치고 있는 셈입니다. 마지막은 놀이입니다. 안 놀고 일만 하면 바보가 된다는 속담을 알 것입니다. 일만 하면 단순한 바보가 아니라 비효율적이며 창의성과 집중력이 모자라고 비생산적인 사람이 됩니다. 다른 심각한 일들이 얼마나 많든, 그것들이 여러분의 시간을 얼마나 많이 요구하든, 노는 것의 힘을 과소평가하지 않기를 바랍니다.
◈업무의 우선순위를 매겨라
한 주를 보내다 보면 할 일 목록과 메모가 잡초처럼 마구 늘어납니다. 그러니 감당할 수 없는 수준이 되기 전에 재빨리 검토하는 것이 중요합니다. 우선 밀린 업무부터 검토하기를 권합니다. 프로젝트 관리 툴을 이용하고 있다면 상태 입력 필드나 향후 계획 필드에 써 두는 것도 방법입니다. 참고로 할 일 목록은 노즈비나 투두이스트 같은 애플리케이션, 또는 달력, 플래너 중 한 곳에 모아두는 것이 좋습니다. 그러는 편이 관리하기 수월하기 때문입니다. 할 일 목록이나 메모를 여러 곳에 분산해 놓을수록 공을 떨어뜨릴 위험이 높아집니다. 다음으로, 위임한 업무들을 검토합니다. 다른 사람에게 맡긴 업무의 진행 현황을 확인하고 필요하다면 담당자와 의논해 후속 조치를 취할 수도 있습니다. 그 뒤에 한 주간에 쌓인 메모를 검토합니다. 메모란 매일 하루에 대해 기록한 것이나 회의 시간에 나온 의견, 미래를 위한 아이디어, 그 밖에 일하는 과정에서 떠오른 통찰 같은 것들을 적어 놓은 것을 가리킵니다. 메모 속에는 보물이 있을 수도 있습니다. 메모해 둔 좋은 아이디어를 놓치거나 업무를 잊어버리고 싶은 사람은 없을 것입니다. 그러한 상황을 방지하려면 이 검토 시간에 다음의 네 가지 중 적절한 조치를 하는 게 좋습니다. 첫 번째, 더 이상 의미가 없는 업무라면, 잘라냅니다. 두 번째, 나중에 처리하고 싶은 업무라면 그 시기에 맞춰 일정표에 기입합니다. 자신의 이상적인 1주일 계획에 따라 가능한 한 비슷한 업무를 하기로 돼 있는 곳에 집어넣습니다. 세 번째, 우선시합니다. 언제가 될지는 몰라도 다음 주 안에 처리해야 하는 업무라면, 우선순위에 포함시킵니다. 마지막으로, 연기합니다. 해야 하는 것도 맞는 데 다음 주에는 도저히 업무를 위한 시간을 낼 수 없다면, 일단 할 일 목록에 나눕니다. 다음번에 주간 프리뷰 시간에 어떻게 처리할지 다시 고민하면 됩니다.
◈방해물과 산만함을 물리쳐라
방해물이란 우리의 집중력을 깨뜨리는 외부 자극을 말합니다. 갑작스러운 방문, 전화, 이메일 또는 슬랙 메시지처럼 우리가 하던 일에서 주의를 돌리게 만드는 모든 것입니다. 방해물은 단순히 귀찮고 성가신 존재가 아닙니다. 우리가 의미 있는 일을 하지 못하도록 괴롭히는 암적인 존재입니다. 방해물이 있으면 가까스로 업무를 끝마치더라도 계획보다 한참 늦어졌거나 노력에 미치지 못하는 결과를 얻게 됩니다. 다행히 우리에게는 방해물을 줄이고 물리칠 수 있는 생각보다 커다란 힘이 있습니다. 사전에 경계선을 설정하고 지키는 것입니다. 지연 응답 방식을 취하면 다른 사람들이 우리의 시간에 접근하는 것을 제한할 수 있습니다. 핵심은 지연 응답 방식을 실행할 것이라는 사실을 알려 사람들의 기대를 사전에 조절하는 것입니다. 집중하기 위해 일정 시간 동안 오프라인 상태로 있을 것이라는 걸 주변 사람들에게 알립니다. 미리 말해서 사람들이 나를 찾아오는 일까지 벌어지지 않도록 해야 합니다. 사람들에게 관련 내용을 이메일이나 슬랙 메시지로 보냅니다. 적절한 채널의 상태 메시지를 업데이트합니다. 이메일 애플리케이션의 자동 응답 기능을 활성화시킵니다. 자동 응답 기능을 통해 다른 사람들이 언제 내가 오프라인 상태이며 언제 답장을 보낼 예정인지 알 수 있도록 설정해 두면, 이 할 일 목록에 대한 통제권을 되찾고 지킬 수 있습니다. 기꺼이 사무실 문 앞에 방해 금지 팻말도 걸어두기를 바랍니다. 방해물이 우리의 주의를 요구하는 외부적 힘이라면, 주의 산만 요소는 집중력을 약화시키는 모든 내부적 요인을 의미합니다. 우리를 산만하게 만들어할 일을 하지 못하게 하는 최대의 적은 우리 안에 있습니다. 일이 특별히 어렵다거나 지루해지면 우리는 이메일, 문자 메시지, 전화, 인터넷 서핑, 뉴스, 소셜 미디어 피드로 도피합니다. 할 일에서 벗어나는 건 그때마다 자신을 점점 더 쉽게 산만해지고 주의 집중 시간이 짧은 사람으로 훈련시키는 것이나 다름없습니다. 결과적으로 초점이 있는 삶을 일구는 것이 어려워질 것입니다. 집중력을 깨뜨리는 건 멀티태스킹이 갖는 문제의 핵심입니다. 멀티태스킹은 단지 비효율적인 게 아니라, 산만함을 끌어들입니다. 저널리스트 존 네이시가 인용한 한 연구결과가 이를 잘 보여줍니다. 학생들이 과제를 이것저것 번갈아가며 하자 복잡한 문제를 해결하는 속도가 40%나 느려졌습니다. 멀티태스킹을 하면 빠르다는 착각을 갖게 합니다. 하지만 결과물이 멀티태스킹을 하지 않을 때보다 적습니다. 산만함을 해결하기 위한 몇 가지 전략이 있습니다. 충분한 수면을 취하거나 적절한 음악을 듣는 데 밝은 곡조의 클래식 음악이 창조적 활동에 기여한다는 연구 결과가 있습니다. 한 번 해보는 것도 나쁘지 않을 것 같습니다. 또 다른 방법은 만약 컴퓨터로 업무작업을 하던 와중 집중력이 떨어져 자극을 주기 위해서 일적인 부분이 아닌 웹사이트 서핑이나 애플리케이션 접근을 하게 되는 데 자신이 몰입해서 일하는 시간 동안만 집중해서 할 수 있는 구글에 집중력 애플리케이션을 검색해서 사용해 보면 산만을 최소화할 수 있을 것입니다.
◈인상적인 부분
원래 살고 있는 방식과 다르게 살려고 노력하는 게 사람으로서 미칩니다. 그래도 지금 사는 방식이 잘못되었다고 생각되면 곧바로 바꿔야 하지 않습니까? 뭐가 옳은 지 알고 있는 사람이라도 하지 않으면 안 한 것만 못하다고 생각됩니다. 저도 옳은 지는 알고 있지만 막상 행동으로 옮겨지지가 않습니다. 마음 한쪽이 불편하다고 해야 할까? 그저 의지가 제일 중요한 것 같습니다. 오늘부터라도 한 가지 행동이라도 해보려고 합니다. 저의 한계는 무궁무진하니깐, 이 글을 읽은 여러분도 한 가지 이상은 해보실 길 권합니다. 인생이 바뀌는 시발점이 될 수 있습니다.